Konferencije za tisak važna su sastavnica PR aktivnosti bilo koje tvrtke. Zahvaljujući njima, mediji i zainteresirana javnost mogu dobiti službene informacije doslovno iz prve ruke od službenih predstavnika određene organizacije, a uprava tvrtki može izraziti svoj stav o pitanjima koja su za njih najvažnija. No da bi konferencija za tisak donijela zaista dobre rezultate, mora biti pravilno organizirana.
Upute
Korak 1
Ako vam je povjereno organiziranje i održavanje konferencije za tisak, prije svega odredite koji cilj želite postići: recite o bilo kojem uspjehu svoje tvrtke, skrenite pozornost javnosti na neki problem, predstavite određenu javnu osobu u pobjedničkom svjetlu itd. P. Zatim odaberite mjesto i vrijeme za tiskovnu konferenciju. Imajte na umu da je ove aktivnosti najbolje raditi usred radnog tjedna (utorak-srijeda-četvrtak) ujutro ili popodne, ali najkasnije do 16 sati.
Korak 2
Odaberite mjesto za održavanje konferencije za tisak na temelju organizacijskih mogućnosti vaše tvrtke i broja planiranih pozvanih. Napominjemo da je za novinare potrebno dovoljno mjesta. Unaprijed se pobrinite da u sobi postoje mikrofoni, projekcijski zasloni (ako je potrebno) i slobodan prostor za instaliranje TV kamera.
3. korak
Napravite popis medija i organizacija čije predstavnike biste željeli vidjeti na svom događaju. Pripremite i pošaljite priopćenja za javnost i pozivnice najmanje dva tjedna prije zakazanog događaja. Poželjno je, nakon slanja pozivnica, osobno nazvati adrese i saznati više o njihovoj odluci da prisustvuju ili ne prisustvuju konferenciji za tisak. Dakle, nećete samo odrediti broj budućih gostiju, već ćete i dodatno podsjetiti na svoj događaj ako su ga ljudi zaboravili ili nisu dobili vaše priopćenje za javnost.
4. korak
Pripremite potrebne prezentacijske materijale za sve buduće sudionike konferencije za tisak. Komplet sudionika obično uključuje kopiju priopćenja za tisak, popis dužnosnika koji će na konferenciji za tisak govoriti sa svojim punim imenima i položajima, dnevnim redom (redoslijed i teme govora), reklamnim i promotivnim materijalima. Puno bolje izgleda ako su svi prezentacijski materijali za svakog sudionika osmišljeni kao jedan set u korporativnoj mapi s logom organizacije.
Korak 5
Ako planirate uvesti akreditaciju za sudionike, unaprijed ih obavijestite o tome i recite im koje podatke trebate za to (ime, radno mjesto, detalji putovnice itd.). Pripremite unaprijed značke s imenima za sve sudionike i kartice koje će se staviti na stolove s imenima i naslovima govornika. Ako je konferencija za medije planirana dovoljno dugo, pobrinite se da uvjeti za sudionike budu ugodni: švedski stol s pićima i grickalicama, sobe za pušače i toaleti, zakažite vrijeme za pauze za odmor.
Korak 6
Nakon konferencije za tisak, obratite se redakcijama prisutnih medija i raspitajte se o materijalima nastalim kao rezultat. Zatražite kopije publikacija ako prethodno nije dogovoreno.
