U današnje vrijeme pisma već postaju rijetkost i stvar prošlosti. Međutim, to se ne odnosi na poslovnu korespondenciju. Službeno pismo je dokument uz pomoć kojeg se uspostavljaju kontakti i bilježe sve glavne faze poslovnih odnosa. Sposobnost ispravnog pisanja poslovne poruke odražava kvalifikacije protivnika i cijele tvrtke.
Nužno je
- - komad papira
- - olovka ili računalo s pisačem
Upute
Korak 1
Koristite službenu zaglavlje za svoje poslovno pismo. Bez obzira na to je li dokument napisan u elektroničkom obliku ili ručno, mora sadržavati logotip tvrtke slanja. Uz to, dopisnica mora sadržavati brojeve telefona, brojeve faksa, web stranice i adrese e-pošte te poštansku adresu tvrtke. Ne zaboravite ostaviti margine na rubovima koje su potrebne kako bi se pružila mogućnost arhiviranja u arhivsku mapu: 3 cm s lijeve strane i 1,5 cm s desne.
Korak 2
Držite se formalnog stila prilikom pisanja pisma. Poslovni dokument mora biti jednoznačan. Obavezno navedite temu u svojoj e-pošti. Ne koristite emotikone u poslovnoj prepisci. U slučaju nastavka dopisivanja, potrebno je ostaviti pismo u obliku citata, na koje se piše odgovor. Nije potrebno citirati cijeli tekst u cijelosti, možete se ograničiti samo na one fragmente na koje su sastavljeni odgovori. U tom će slučaju protivnik lakše shvatiti vezu između vašeg odgovora i njegovog pisma.
3. korak
Započnite poslovno pismo s pristojnom adresom, na primjer: "Dragi Ivane Petroviču!" Žalba mora biti usmjerena na stranicu. Ime je napisano u cijelosti, upotreba inicijala u ovom je slučaju neprihvatljiva. Nakon toga slijedi uvodni dio, u kojem treba sažeti svrhu pisma. Glavni dio dokumenta je sljedeći odjeljak, koji detaljno opisuje kako riješiti glavna pitanja. Zaključak je sažimanje, kao i apel naslovniku s izjavom pošiljateljevih očekivanja od adresata ili s određenim prijedlogom za rješavanje pitanja razmotrenog u pismu.
4. korak
Budite što korektniji u završnom dijelu. Nikada ne donosite odluke za svog adresata. Bolje izrazite nadu da će problem biti riješen na najbolji način po vašem mišljenju. Neetično je žuriti adresata koristeći riječi poput "odmah" i "hitno". Upotrijebite ispravniji obrazac: "Molimo odgovor u takvom i onakvom vremenu." U poslovnom pismu potpis mora biti u formalnom obliku. Na primjer: "S poštovanjem, Ivan Sergeevič Vasiliev." U potpis dodajte i svoj naslov, podatke za kontakt i naziv tvrtke.
