Prilikom kontaktiranja nekih organizacija koriste se pisma utvrđenog obrasca. U takvim se slučajevima predlošci pisama izdaju na zahtjev. Ako ne postoji razvijeni obrazac, pismo se sastavlja u bilo kojem obliku, uzimajući u obzir neke nijanse.
Upute
Korak 1
Stvorite glavu slova.
Možete navesti sljedeće podatke - položaj i ime adresata, položaj i ime pošiljatelja, organizaciju pošiljatelja i kontakt telefon pošiljatelja. Ako se pošiljatelj nalazi u drugom gradu, možete navesti punu poštansku adresu. Zaglavlje se obično nalazi na desnoj strani stranice.
Korak 2
Navedite bit pisma i dajte sve potrebne komentare.
Pokušajte formulirati glavnu ideju u dvije ili tri rečenice. A onda to komentirajte i po potrebi napišite detaljnije. U poslovna pisma poželjno je stavljati činjenice, brojke, bez ikakvih emocija. Pisma s osobnim dodirom trebala bi odražavati osobna iskustva.
3. korak
Unesite datum i potpišite pismo.
Ako je potrebno, objasnite svoje ovlasti na temelju kojih je napisano pismo. Takva osnova može biti punomoć.
4. korak
Objasnite grafikone, tablice, slike na zaseban list.
Ne očekujte da će adresat tražiti dodatne informacije. Možda nećete imati drugu priliku da postavite važno pitanje. Stoga, u sažetom obliku, dajte sve potrebne nijanse.
Korak 5
Prije slanja obavezno pročitajte e-poštu naglas da bi je netko mogao slušati. Pitajte asistenta kako je razumio bit pisma. Ako se njegove riječi ne podudaraju sa svrhom vaše poruke, ima smisla slovo formulirati drugačije, jer primatelj također možda neće razumjeti najvažnije sa vašeg stajališta.
