U mnogim slučajevima morate napisati službene žalbene pisme određenim tijelima. Danas se mnogi od njih šalju elektroničkim putem, iako pravila za izradu ostaju ista kao i za fizičke verzije. Pa kako trebate pravilno sastaviti takvu dokumentaciju?
Upute
Korak 1
Započnite navođenjem položaja i imena adresata. Na primjer: "Glavnom inženjeru JSC Polad Ivanov SS". Zatim napišite svoj priziv na vrh pisma. Obično započinje riječju "Draga". Slijedi puno ime i prezime adresata. Također možete napisati "Dragi gospodine Ivanov" bez navođenja njegovog imena. Adresa bi se trebala nalaziti točno u sredini.
Korak 2
Napišite preambulu žalbenog pisma. Jasno i kratko navedite razloge i svrhu ovog pisma. Primatelj iz ovog stavka trebao bi razumjeti cijelu bit pisma. Na primjer, započnite ovako: "Pišem vam o nezadovoljavajućoj kvaliteti ležajeva koje ste nam slali od … do …".
3. korak
Ispunite glavni dio slova. U pravilu se sastoji od dva do četiri odlomka koji izražavaju zabrinutost zbog pitanja iznesenog u preambuli. Također u ovom dijelu iznesite sve svoje misli o ovom pitanju i o mogućem rješenju problema. Navedite koje konkretne radnje adresac treba poduzeti kako bi se taj problem riješio u bliskoj budućnosti. Koristite jasne rokove, brojeve i rečenice.
4. korak
Napišite zaključak. U ovom dijelu formulirajte sažetak cjelokupnog žalbenog pisma. Primjer: "Siguran sam da ćete riješiti ovu neugodnu situaciju i u bliskoj će budućnosti naša suradnja biti ista kao i prije."
Korak 5
Stavite službeni potpis koji se sastoji od naslova radnog mjesta, kao i vašeg punog imena. Ovome obično prethode: "S poštovanjem", "S poštovanjem", "S nadom u daljnju suradnju" itd. Odaberite prema situaciji.
Korak 6
Napravite postscript ili postscript. Ovaj mali odjeljak nalazi se odmah ispod potpisa. Rijetko se koristi u slovima ovog formata, ali svejedno ponekad ima mjesto. PostScript informira adresata o nekim značajnim događajima u životu organizacije autora pisma. Na primjer: „P. S. Obavijestio bih vas da je postotak odbijenica u seriji sirovina primljenoj prije 2 dana povećan na 19%!"
