Ako je vaša organizacija odgovorna za održavanje znanstvenog skupa ili je imenovana za njega, ovo nije samo časna funkcija, već i sjajan organizacijski posao u kojem se moraju uzeti u obzir sve sitnice.
Upute
Korak 1
Stvorite organizacijski odbor konferencije čiji će sastav biti određen naredbom. Odredite predsjednika koji će voditi i koordinirati članove odbora. Odredite vrijeme održavanja konferencije i uvjete uspostavljenog odbora. U redoslijedu navedite kako ćete platiti zaposlenike koji su njegovi članovi. Pošaljite najavu konferencije i u privitku navedite zahtjeve za izvješćima, opseg sažetaka i rok za njihovo predavanje.
Korak 2
Odlučite o izvorima financiranja, to može biti ciljano financiranje iz proračuna, privlačenje sponzorstva i sredstava samih sudionika konferencije.
3. korak
Pošaljite pozivnice svim potencijalnim sudionicima konferencije i planirani program konferencije. Odlučite o broju sudionika i govornika koji su spremni podijeliti svoja znanstvena dostignuća i rezultate istraživanja s kolegama. Pitajte sudionike trebaju li rezervirati hotelsku sobu i rezervirati.
4. korak
Dogovorite se s tiskarom da sažetke izvještaja objavi u posebnoj brošuri i, ako je potrebno, naručite program događaja da se sudionicima podijeli, značke s njihovim imenima, inicijalima i nazivom organizacije.
Korak 5
U skladu s brojem sudionika, odredite koliko vam sobe treba i unajmite posebnu sobu opremljenu za održavanje ovakvih događaja. Razmislite koja će oprema trebati biti dodatno opremljena, provjerite dostupnost potrebnog broja računalskih utičnica, projekcijskih platna itd. Razmotrite rad švedskog stola, u kojem sudionici sastanka u pauzama mogu popiti šalicu kave i prigristi.
Korak 6
Razmislite o programu konferencije, ako je potrebno, podijelite ga u odjeljke. Razmotrite gdje se mogu održavati takve sekcije. Razmotrite govore gostiju konferencije, organizatora i sudionika programa. Naručite dopisnice za sudionike konferencije - značke, bilježnice i olovke su standardni.
Korak 7
Stvorite pakete dokumenata, promotivnih materijala i pribora koji će se dijeliti sudionicima konferencije zajedno sa značkama.
