U bilo kojem uredu i u proizvodnji zaposlenici često rade s raznim vrstama dokumenata, pa je sposobnost sastavljanja službenih, poslovnih dokumenata neophodna svima. Istodobno, postoje opći zahtjevi kojih se morate pridržavati prilikom sastavljanja bilo kojeg dokumenta - poslovno pismo, nalog, položaj, uputa itd.
Upute
Korak 1
Započnite s izradom dokumenta razjašnjavanjem njegove izvedivosti i niza pitanja koja treba riješiti. To će vam pomoći da odredite vrstu dokumenta i njegov oblik koji u velikoj mjeri određuju prirodu i stil prezentacije njegovog sadržaja.
Korak 2
Pregledajte vladine i agencijske zakone i propise koji reguliraju kako se rješavaju ova pitanja. Ovo je vrlo važna faza koja pokazuje vašu pismenost i omogućuje vam sastavljanje dokumenta koji u potpunosti udovoljava ustaljenoj proceduri za obradu i rješavanje radnih problema. To će također pomoći u određivanju adresata, odobravajućeg i koordinacijskog tijela i osigurat će sadržaj ovog dokumenta i njegov oblik nadležnosti ove organizacije.
3. korak
Proučite tekstove administrativnih i regulatornih dokumenata tako da se dokument koji se izrađuje ne kosi s njima i ne duplicira ih. Za to je potrebno imati elektroničku bazu podataka takvih dokumenata.
4. korak
Prikupite informacije o osnovanosti problema koji se trebaju riješiti, sastavite nacrt dokumenta. Tijekom izrade koristite matrične tekstove i standardne fraze i izraze koji se tradicionalno koriste u poslovnim dokumentima. Istražite druge dokumente koji su razvijeni u vašoj organizaciji ili sustavu ravnopravnih poduzeća i uzmite njihov stil pisanja kao osnovu.
Korak 5
Glavni tekst dokumenta želi potaknuti neke radnje i uvjeriti. To mora biti obrazloženo i logično. Tekst se mora strogo pridržavati u zakonskom smislu. Na prvom su mjestu zahtjevi za pouzdanošću i objektivnošću prikazanih informacija. Tekst bi trebao biti točan i što je moguće informativniji i sažetiji. Naravno, u njemu ne smije biti gramatičkih, interpunkcijskih ili stilskih pogrešaka. U slučaju da u dokumentu spominjete informacije sadržane u drugom izvoru ili dokumentu, morate navesti sve njegove izlaze.
Korak 6
Uredite nacrt dokumenta i uskladite ga s osobama koje su za to ovlaštene. Nakon toga sastavite dokument u skladu s prihvaćenim normama i potpišite ga.
