U modernom društvu, kada se cijeni svaka minuta vremena, telefonski su razgovori postali najčešći oblik komunikacije među ljudima. Prijatelji i poznanici, rođaci i prijatelji komuniciraju uz pomoć telefonske komunikacije, vode se poslovni pregovori. Kako pravilno razgovarati telefonom?
Osnovna pravila kojih se treba pridržavati tijekom telefonskog razgovora trebala bi biti ista za sve zaposlenike:
- Odgovorite na sve dolazne pozive.
- Podignite telefon odmah nakon poziva, bez prisiljavanja klijenta da satima nazove ustanovu.
- Kad odgovarate na poziv, ne zaboravite izgovoriti pozdrav, imenovati organizaciju i predstaviti se.
- Ako se pozivatelj ne predstavi, pristojno saznajte ime i prezime uz frazu: "Kako vas mogu kontaktirati?"
- Morate pravilno razgovarati telefonom, pokušavajući ne dopustiti fraze u razgovoru: "Što trebate", "Nema nikoga", "Ne znam ništa". To podriva prestiž institucije i uzrokuje dvosmislen odnos prema zaposlenicima, što dovodi do sumnje u njihovu profesionalnu kompetentnost.
- Pratite svoj izgovor, intonaciju i brzinu govora, vodeći računa da vas sugovornik dobro razumije.
- Ako je tijekom telefonskog razgovora uključena druga telefonska linija, morate se ispričati prvom pretplatniku, podići slušalicu i obavijestiti drugog pretplatnika da ste zauzeti. Obavezno ga pitajte očekuje li ili ćete ga nazvati kasnije. Tek tada nastavite razgovor s prvim pretplatnikom.
- Ako pozivatelj zatraži zaposlenika koji je trenutno odsutan, obavezno se ispričajte i navedite vrijeme kada će biti na radnom mjestu.
- Pažljivo slušajte pretplatnika, pokušajte ga ne ometati ili prepirati. Ovo je najbolji način da od sugovornika dobijete potrebne informacije.
- Na kraju razgovora, hvala na pozivu.
Postoje suptilnosti u vođenju telefonskih razgovora s prijateljima i obitelji. Ne zaboravite na pravila dobre forme. Prije samog razgovora, psiholozi preporučuju jednu ili dvije uvodne rečenice, a tek onda nastaviti razgovor. Pitajte prijatelja ima li slobodnog vremena za telefonski razgovor. Prema bontonu, razgovor bi trebao zaustaviti onaj koji je nazvao.
Ako se pridržavate ovih jednostavnih smjernica, telefonski pozivi bit će sjajan način za komunikaciju s mnogim ljudima.
