Arhivske institucije ne samo da pohranjuju dokumente, već i građanima omogućuju pristup arhivskim podacima. Jedan od načina za ostvarivanje ove mogućnosti je pristup arhivskim dokumentima u čitaonicama. Pogledajmo pobliže tko može posjetiti čitaonice i kako oni rade.
Čitaonice u državnom povijesnom arhivu potrebne su kako bi posjetitelji mogli raditi s dokumentima. Istraživači u pravilu rade s dokumentima u svrhu pisanja znanstvenih radova, članaka, knjiga, kao i oni koji izrađuju genealoška stabla.
Da biste došli do čitaonice, u arhivu morate doći s osobnom iskaznicom (putovnica, vozačka dozvola), ispuniti obrazac za prijavu i prijavu s naznakom teme posla. Sada se to u mnogim arhivama može učiniti e-poštom, slanjem skeniranih dokumenata, a prilikom posjeta čitaonici morate ih dostaviti u izvornom obliku.
Oni koji traže rođake, čiji su podaci potrebni u posljednjih 75 godina, moraju imati dokumente koji dokazuju srodstvo. Dakle, ako su vam potrebne informacije o pristupanju Komsomolu svog djeda s očeve strane, tada sa sobom morate imati očeve dokumente i dokumente (rodni list, putovnice kojima možete ući u trag prezimena, kao i vjenčani list za žene). Uz to, zaposlenik čitaonice mora posjetitelje upoznati s pravilima rada.
Nakon papirologije u čitaonici, posjetitelj dobiva vodiče i druga metodološka pomagala: popise, registre inventara, indekse, kataloge) Tada je korisnik već upoznat s popisima fondova.
Arhivski inventar je arhivski imenik koji sadrži sistematizirani popis skladišnih jedinica arhivskog fonda, zbirke i namijenjen njihovom računovodstvu i otkrivanju sadržaja.
Posjetitelj sastavlja zahtjev u kojem naznačuje odabrane slučajeve. Ograničenja broja predmeta utvrđuju arhivi u skladu s pravilima rada. Istraživač neće moći odmah dobiti datoteke, ali nakon vremena utvrđenog pravilima arhive. Obično je vremensko razdoblje 1 do 3 dana. Činjenica je da su tisuće dokumenata pohranjene u arhivima i jednostavno ih je nemoguće brzo podići. Slučajevi se pohranjuju u velike arhive, koje se čak mogu nalaziti u različitim zgradama, ako arhiva ima nekoliko zgrada. Stoga je potrebno vrijeme za pronalaženje slučajeva. Osim toga, zaposlenici, prije nego što ih izdaju, moraju pregledati pojedine slučajeve pojedinačno i zabilježiti prisutnost svih dokumenata. Tek nakon ovoga slučajevi će moći ući u čitaonicu.
Također morate biti spremni na činjenicu da određeni dokumenti mogu biti zatvoreni za korisnike. To je zbog tajnosti nekih podataka (državnih tajni, osobnih podataka itd.). Ograničene dokumente može pregledavati samo osoblje arhiva. Ako istraživaču trebaju određene informacije iz takvih dokumenata, može naručiti potvrdu (socijalno-pravnu ili tematsku istragu), koja će se izvršiti u utvrđenom roku.
Osim toga, ponekad se ograničenje može pripisati lošem fizičkom stanju dokumenta.
Nakon izdavanja u čitaonicu, istraživač ima pravo raditi s dokumentima i izvoditi iz njih izvode. Kopiranje (fotografiranje, skeniranje, fotokopiranje) u pravilu je plaćena usluga.
Nakon što je istraživač obavio potreban posao, spisi se predaju zaposleniku čitaonice koji ih predaje u arhivsko spremište. Arhivisti provjeravaju prisutnost i stanje dokumenata po stranicu, a zatim ih postavljaju na mjesto.
Razvijena su određena pravila o tome što se može, a što može učiniti u čitaonici. Tako je, na primjer, strogo zabranjeno unositi hranu u čitaonicu, dolaziti u gornjoj odjeći, s velikim torbama i paketima. Bolje je raditi s dokumentima u rukavicama - na taj način možete produžiti njihovu sigurnost i zaštititi se od prašine. Činjenica je da nakon listanja prstima na listovima ostaju znojno-masni tragovi na papiru, što ga također uništava. Ne možete, naravno, potrgati plahte, istrgnuti ih iz kućišta, pisati na njima. Napokon, svaki arhivski dokument sadrži povijest. Jedinstven je po sebi. Što duže možemo spremati dokumente, to nam duže mogu služiti u našu korist.
