Telefonska poruka kratka je, ali važna poruka poslana telefonom. Dakle, najčešće informiraju o održavanju sastanaka, sjednica, sastanaka. Telefonska poruka može sadržavati i hitnu naredbu voditelja. Telefonske poruke su dolazne koje primate i odlazne koje prenosite. Obje vrste imaju sličan dizajn.
Upute
Korak 1
U gornji lijevi kut lista papira stavite puni naziv svoje organizacije i, ako je potrebno, naziv strukturne jedinice, na primjer, "Uprava grada N." i Odjel za obrazovanje.
Korak 2
U gornji desni kut napišite primatelja telefonske poruke. Navedite položaj, prezime i inicijale osobe: "Direktor škole br. 37 Ivanov II". Ako je nekoliko adresata, nije potrebno navesti prezimena: „Ravnatelji škola u gradu N.“. Telefonskoj poruci priložite cjelovit popis institucija kojima je poslan.
3. korak
U dva retka ispod stavite riječ "Telefonogram" i njegov serijski broj. Za odlaznu telefonsku poruku navedite datum njezine kompilacije u nastavku.
4. korak
Zatim slijedi stvarni tekst telefonske poruke: „22. veljače u 17.00 održat će se sastanak u odjelu za obrazovanje o unapređenju aktivnosti gradskih škola. Pohađanje ravnatelja škola strogo je obvezno. Pri pripremi teksta telefonske poruke izbjegavajte riječi i fraze koje je teško razumjeti na uho i teško ih je izgovoriti. Zapamtite da poruka treba biti informativna i kratka - ne više od 50 riječi.
Korak 5
Prilikom prenošenja telefonske poruke, izgovarajte riječi jasno, posebno adrese, prezimena, imena i prezimena ljudi, imena ulica, datume i vremena događaja. Na kraju svakako pročitajte tekst i provjerite je li vaš sugovornik sve pravilno zapisao. Pažljivo slušajte kad preuzimate poruku telefonom. Ako imate pitanja, odmah ih razjasnite.
Korak 6
Pod glavnim tekstom nalazi se položaj, prezime i inicijali pročelnika koji je potpisao telefonsku poruku: "Šef Odjela za obrazovanje Petrov P. P." Odlazni dokument mora sadržavati i njegov osobni potpis.
Korak 7
Na dnu stranice unesite podatke o zaposlenicima koji su radili s telefonskom porukom. Obično se na lijevoj strani stavljaju položaj, prezime i inicijali osobe koja je poslala poruku, njezin telefonski broj, kao i datum i vrijeme prijenosa. S desne strane su podaci o osobi koja je prihvatila dokument: položaj, prezime i inicijali, broj telefona, datum i vrijeme prijema.
Korak 8
Odlazna telefonska poruka sastavlja se u jednoj kopiji i pohranjuje u posebnu mapu. Bolje je da imate dolaznu poruku u dvije kopije: prvu dajete upravitelju na daljnji rad, drugu stavljate u mapu na čuvanje.
