Bilo koja javna ili profesionalna udruga ima upravno tijelo koje, s učestalošću naznačenom u njenoj povelji, mora sazivati sve zainteresirane stranke radi održavanja izvještajnih i izbornih sastanaka. Ulaz na takve sastanke otvoren je za sve članove određenog društva ili delegate iz skupina sudionika, čime ostvaruju svoje pravo sudjelovanja u njegovim aktivnostima.
Upute
Korak 1
Razmislite o dnevnom redu sastanka. Budući da su izvješće i izbori jedno od važnih pitanja, odaziv u ovom slučaju očekuje se maksimalan. Stoga, uz ove teme, na dnevni red možete uvrstiti i druga hitna pitanja o kojima ćete razgovarati s članovima svoje udruge. Odlučite o vremenu i mjestu održavanja izvještajnog i izbornog sastanka. Soba u kojoj se planira održati mora biti javna i dovoljno prostrana da primi sve.
Korak 2
Obavijestiti sve zainteresirane strane o izvještajnom i izbornom sastanku. Da biste to učinili, trebate poslati pozivnice s naznakom dnevnog reda, datuma i mjesta sastanka. Objavljujte najave s tim informacijama na mjestima gdje ih može vidjeti najveći broj članova udruge. Ako je potrebno, takvu reklamu stavite u medije i na televiziju.
3. korak
Dogovorite se da registracija polaznika započne pola sata prije početka sastanka. Dodijelite dovoljan broj matičara tako da do početka događaja svi prisutni imaju priliku unijeti svoje osobne podatke. To su obično prezime, ime i prezime, organizacija ili njezina strukturna jedinica, adresa mjesta registracije ili prebivališta, podaci za kontakt.
4. korak
Izaberite predsjedatelja i tajnika sastanka. Napominjemo da predsjednik vašeg izabranog tijela ne može biti izabran za predsjednika skupštine. Ako je potrebno, ako je to predviđeno zakonskim dokumentima, odaberite povjerenstvo, koje provjerava ovlasti zamjenika, ako su izabrani iz skupina članova udruge.
Korak 5
Tajnik mora voditi zapisnik. U zapisniku navedite broj delegata ili članova udruge prisutnih na sastanku, tko je izabran za predsjednika, tajnika i s kojim rezultatima glasanja.
Korak 6
Predsjednik izabranog tijela sačinjava izvještaj o obavljenom radu. U protokolu odrazite ukupan broj glasova ocjenom - priznaje li se kao zadovoljavajući ili ne. Na sastanku se moraju saslušati prijedlozi za novi sastav izabranog tijela, raspravljati i glasati o svakom kandidatu zasebno. Rezultate glasanja zabilježite u zapisnik.
Korak 7
Nakon rasprave o svim pitanjima koja su navedena u dnevnom redu, predsjedavajući sastanka mora ga zatvoriti i zajedno s tajnikom potpisati zapisnik sa sastanka.
