U današnje vrijeme, kada mnoga ruska poduzeća imaju poslovne partnere u inozemstvu, razmjena delegacija postala je norma. To pomaže u upoznavanju s proizvodnjom na licu mjesta, osobnom upoznavanju s onima s kojima treba raditi, procjeni situacije i brzom rješavanju poslovnih problema. Pri susretu s izaslanstvom treba razmotriti nekoliko organizacijskih pitanja.
Upute
Korak 1
U fazi pripreme razgovarajte o veličini delegacije, uzimajući u obzir da se radna pitanja rješavaju što je brže to je manja. Također, odaberite postavu svoje strane tako da broj sudionika bude približno jednak broju onih koje ćete upoznati. Razgovarajte na kojem će jeziku biti pregovori i pripremite prevoditelja čak i ako gosti dolaze sa svojim.
Korak 2
Doznajte o pitanjima koja su nadležna za rješavanje ovog ili onog člana delegacije, budući da se na Zapadu podređivanje vrlo strogo poštuje. Trebali biste se obratiti jednom od gostiju kako biste bili sigurni da, u skladu s njegovim dužnostima, ima pravo dati informacije.
3. korak
Unaprijed razgovarajte o onim pitanjima koja će trebati biti riješena i pripremite sve potrebne materijale. Razgovarajte o tome koji će dokumenti biti potpisani nakon završetka pregovora. Dogovorite se o rasporedu - u koje vrijeme će započeti, koliko će trajati i kada će biti pauze.
4. korak
Ako delegaciju predvodi dovoljno značajna osoba, pošaljite poziv što je prije moguće kako biste istakli poštovanje i povećali vjerojatnost da će posjet biti održan i da ta osoba neće imati zakazane druge sastanke u to vrijeme.
Korak 5
Pripremite zasebnu, udobnu sobu za sastanke, pobrinite se da svaki sudionik sastanka ima ugodno mjesto. Opskrbite se bezalkoholnim pićima, kavom, keksima i lijepim jelima. Ne zaboravite staviti pepeljare ako vam ne smeta kako bi prisutni mogli zapaliti cigaretu tijekom sastanka.
Korak 6
Dogovorite se hoće li biti potrebno snimiti pregovore, suglasnost moraju dati obje strane. Pazite da gosti sjede okrenuti prema vratima, ovaj psihološki trik učinit će da se osjećaju opuštenije. I pripazite da vam tijekom sastanka ne odvlače pažnju telefonski pozivi.
Korak 7
Bolje je da lijepa i nasmijana djevojka upozna delegaciju i odvede je na mjesto pregovora. Goste može čekati u predvorju zgrade u kojoj će se održati pregovori. Kada gosti dođu na mjesto okupljanja, potrebno je odmah predstaviti obje delegacije jedni drugima kako bi to mogli učiniti oni koji žele sjediti pokraj njih.
