Poslovna korespondencija je nezamjenjiva komponenta proizvodne aktivnosti bilo koje organizacije, poduzeća, poduzeća. Kao i svaki drugi postupak, i on je reguliran. Određeni zahtjevi nameću se sadržaju i dizajnu službenog pisma.
Upute
Korak 1
Prije svega pročitajte GOST R 6.30-2003, koji detaljno opisuje sve zahtjeve za dizajn službenog pisma, postavljaju se veličine fontova i margine.
Korak 2
Napišite službeno pismo na zaglavlju svoje organizacije. Mora sadržavati puno ime i prezime, bankovne i pravne podatke, kontakt brojeve, redovitu adresu i adresu e-pošte.
3. korak
U gornjem desnom kutu navedite prezime, ime i prezime adresata, njegov položaj i ime organizacije. Napišite detaljnu poštansku adresu organizacije primatelja i obavezno navedite indeks.
4. korak
U gornjem lijevom polju obično postoji mjesto za odlazni registracijski broj ovog pisma i datum njegove registracije. Tamo biste trebali napisati i temu pisma. Treba biti naznačen u kratkom obliku, u jednoj rečenici. Navođenje predmeta pomoći će vašem adresatu da brzo utvrdi izvršenje pisma i odluči kome će biti povjerena priprema materijala za njega i odgovor.
Korak 5
Bilo koje pismo, čak i službeno, započnite pozdravom. Poželjno je da sadrži puno ime i prezime adresata. Započnite pozdrav riječju "Draga". Ime i zaštitno ime adresata, ako ga osobno niste upoznati, uvijek možete saznati na Internetu ili nazvanjem tvrtke u kojoj radi. Ne zanemarujte ovu sitnicu, jer vam je važno već od prve fraze pridobiti osobu u čije ime pišete pismo.
Korak 6
U prvom odlomku, prije iznošenja glavnog sadržaja pisma, napravite kratki uvod - podsjetite adresata na prethodne okolnosti, navedite statistike ili druge pozadinske podatke koji će mu biti potrebni da bolje razumije bit vaše poruke. Prvi, uvodni odlomak trebao bi početi riječima: "Istodobno vam šaljemo …", "Prema postignutim dogovorima …" ili "Zbog činjenice da …" itd.
