Neka se slova završavaju tako nejasno da je adresat zbunjen: mora ponovno pročitati tekst da bi razumio bit. Zbog nedostatka vremena, primatelj može baciti pismo ili učiniti nešto da se odvrati od sebe i više se ne upušta u navedenu situaciju. Jasan, sažet i kompetentan kraj naglašava poštovanje čitatelja i pomaže u brzom odgovoru na zahtjev ili zahtjev.
Upute
Korak 1
U tri točke navedite što ste htjeli reći. Možda se čini da su misli prikazane jasno, ali percepcija informacija ovisi o stanju čitatelja. Stoga ponovno pročitajte tekst i odvojeno zapišite tri glavne misli. To mogu biti činjenice, datumi, imena itd. Ovdje nisu potrebne emocije, napišite kratko, u nekoliko riječi, jer samo trebate sažeti, prisjetiti se glavnih poanta.
Korak 2
Zapišite tri radnje za primatelja e-pošte. Reakcije ljudi mogu biti nepredvidive. Čini vam se da je moguće jednoznačno reagirati na predstavljene informacije, ali osoba to čini ovisno o individualnim navikama i namjerama. Ako jasno ne navedete što očekujete od čitatelja, on neće razumjeti ili reći da nije razumio.
3. korak
Poredaj popis iz prethodnih koraka u padajućem redoslijedu važnosti. Završetak pisma ponekad nalikuje posljednjoj riječi na sudskoj sjednici: o tome ovisi dojam primatelja pisma, zaključci i posljedice. Uklonite stavke s popisa koje se mogu izostaviti bez ugrožavanja značenja poruke. Preostali uži popis stavite na kraj pisma tako da čitatelju ništa ne nedostaje.
4. korak
Navedite vremenski okvir. Ako čekate reakciju na pismo, budite precizni u pogledu svojih očekivanja. Neki ljudi imaju tendenciju odgađanja do posljednjeg, pa određivanje određenog vremena možda neće biti suvišno.
Korak 5
Ostavite svoje podatke za kontakt. Vaš dopisnik trebao bi moći brzo pronaći vaš telefon. Predvidite takve situacije i za svaki slučaj u pismo uvrstite potrebne podatke, čak i ako ste sigurni da ih primatelj ima.
Korak 6
Budite pristojni, recite nešto lijepo, hvala na vašem vremenu. Primatelj će reagirati voljnije i brže će stupiti u kontakt ako mu pismo odgovara ili ga spriječi od neugodnih iskustava.
Korak 7
Obavezno potpišite poruku svojim imenom: ovo stvara osjećaj stvarne komunikacije. Važno je da se osoba usredotoči na odgovor i prihvati ga odgovorno. Dajte primjer i ljudi će se prema vama ponašati na isti način.
