Dokumenti se mogu potpisivati na više načina. Njegov dizajn ovisi o vrsti dokumenta i određen je državnim standardima za upravljačku dokumentaciju i saveznim zakonima.
Riječi "potpis" i "popis" paronimi su, odnosno riječi istog korijena, slične po zvuku. Potpis je rukom napisano prezime, osobni znak za ovjeru dokumenta, individualan je poput otiska prsta. Bez potpisa dokument se smatra nevaljanim. S druge strane, slikanje je ukrasno ili radnje koje ukrašava zidove, posuđe, tkanine i tako dalje. Na primjer, slika "pod Khokhlomom". Izraz "pod potpisom" u zakonu se koristi u značenju glagola "znak". Faksimil (fac simile - učini tako nešto) pečat je, klišej, uz pomoć kojeg se reproducira vlastiti potpis osobe koja potpisuje mnoge dokumente. Uvjerena je u velike količine onih radova koji ne podrazumijevaju materijalnu odgovornost - potvrde, pisma. Faksimil je tražen u tvrtkama s velikim tijekom posla, gdje upravitelj nije u mogućnosti staviti osobni potpis na sve papire. Prema Građanskom zakoniku Ruske Federacije, faksimilni dokumenti imaju pravnu snagu. Faksimil se ne preporučuje za upotrebu na službenim dokumentima. Zakonom je zabranjeno stavljati klišeje na neke dokumente strogog izvještavanja. Osoba osobno stavlja potpis na dokument. Faks može dostaviti bilo koja osoba ovlaštena za takvu radnju. Postupak čuvanja i upotrebe klišea u organizaciji obično je propisan lokalnim aktom - propisima i uputama. Određuje popis radova na koje se mogu staviti faksimili i identificira osobu ili skupinu osoba čije dužnosti uključuju osiguravanje sigurnosti klišeja i njegove uporabe. Pored toga, propisana je odgovornost za kršenje ovog naloga. Razvojem elektroničke tehnologije pojavio se elektronički potpis. Digitalni dokument potpisan takvim potpisom prepoznaje se u slučajevima kada nije potrebno sastaviti dokument na papiru. Pitanja korištenja elektroničkih potpisa regulirana su saveznim Zakonom "O elektroničkim digitalnim potpisima".
